Zásady ochrany osobních údajů

 

Vztahující se na provoz e-shopu Vtools.cz, zejména k zajištění ochrany osobních údajů našich zákazníků a dále návštěvníků internetové stránky e-shopu na webové adrese: https://www.vtools.cz.

 

Při naší podnikatelské činnosti a provozu internetového obchodu dbáme na to, abychom všechny osobní údaje svých zákazníků, obchodních partnerů, návštěvníků našich webových stránek a ostatní veřejnosti zpracovávali v souladu s platnými právními předpisy v této oblasti.

Tyto zásady ochrany osobních údajů, jsou vytvořeny a dodržovány plně v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 z 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „Nařízení“), zákonem č. 110/2019 Sb., Zákon o zpracování osobních údajů, v platném a účinném znění (dále jen „Zákon o zpracování osobních údajů“), zákonem č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel a rodných číslech a o změně některých zákonů, v platném a účinném znění a s ohledem na další související předpisy. Zásady ochrany osobních údajů objasňují, které osobní údaje o našich zákaznících, obchodních partnerech, návštěvnících naší webové prezentace a e-shopu a ostatní veřejnosti (dále také jako „subjekty údajů“) shromažďujeme v rámci naší činnosti a jak tyto údaje zpracováváme a chráníme. Veškeré osobní údaje poskytnuté zákazníkem za účelem vytvoření objednávky, uzavření a plnění smlouvy jsou důvěrné a budou použity pouze k uskutečnění nákupu zboží a plnění smlouvy se zákazníkem a plnění zákonných povinností prodejce, neudělí-li zákazník výslovný souhlas k jinému způsobu užití (např. pro marketingové účely a zasílání nabídek o speciálních akcích a novinkách na e-shopu).

 

1.      Kdo jsme a naše kontaktní údaje

Jsme společnost Vtools s.r.o., IČO: 139 77 342, se sídlem V olšinách 1122/50, Strašnice, 100 00 Praha 10, společnost zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Městského soudu v Praze, oddíl C, vložka č. 358019, provozujeme e-shop pro prodej zboží online prostřednictvím internetového obchodu Vtools.cz (webová adresa: https://www.vtools.cz) a ve vztahu ke svým zákazníkům, obchodním partnerům, návštěvníkům naší webové prezentace a e-shopu a ostatní veřejnosti vystupujeme v rámci zpracovávání jejich osobních údajů jako správce osobních údajů.

2.      Které údaje zpracováváme

Při prodeji zboží a provozu e-shopu Vtools.cz (včetně kontaktních formulářů umístěných na webové prezentaci https://www.vtools.cz) zpracováváme různé osobní údaje, které je možné obecně rozdělit do následujících kategorií:

(a)             Identifikační a fakturační údaje

Mezi identifikační údaje zařazujeme zejména titul, všechna jména, všechna příjmení, adresu trvalého pobytu, adresu sídla, fakturační adresu a korespondenční adresu, číslo bankovního účtu, IČO, DIČ, druh osobního dokladu a jeho číslo, podpis, včetně údajů získaných vyplněním webových formulářů.

Liší-li se osoba oprávněná za zákazníka uzavírat smlouvu nebo přebírat zboží od osoby zákazníka, pak také údaje takové osoby v rozsahu: všechna jména a příjmení, telefonní číslo a adresa elektronické pošty (e-mailový kontakt).

 

 

 

 

(b)             Kontaktní údaje

Mezi kontaktní údaje zařazujeme zejména telefonní číslo, číslo faxu, adresu elektronické pošty (e-mailový kontakt) včetně údajů získaných vyplněním webových formulářů.

(c)             Údaje zahrnuté v komunikaci a získané v rámci plnění smlouvy

Mezi údaje zahrnuté v komunikaci a získané v rámci plnění smlouvy zařazujeme především jakékoliv osobní údaje, které nám v rámci plnění smlouvy či v komunikaci s námi subjekty údajů poskytnou nad rámec údajů uvedených v písm. a) a b).

Poskytujete-li nám osobní údaje třetích osob, je vaší povinností informovat o tom dotyčnou osobu a zajistit si její souhlas s těmito Zásadami ochrany osobních údajů.

3.      Jak údaje využíváme

Osobní údaje subjektů údajů, tj. našich zákazníků, veřejnosti, návštěvníků webové prezentace, obchodních partnerů – fyzických osob, členů statutárních orgánů obchodních partnerů, oprávněných nebo kontaktních osob obchodních partnerů, příjemců a odesílatelů korespondence, shromažďujeme a využíváme v souladu s platnými právními předpisy pro více účelů, zejména:

(a)             Komunikace prostřednictvím kontaktního formuláře nebo emailu

Osobní údaje zpracováváme také v případě, že od Vás, tedy subjektů údajů obdržíme vyplněný kontaktní formulář nebo email obsahující Vámi sdělené osobní údaje, jehož obsahem bude poptávka informací týkajících se provozu našeho e-shopu nebo nabízeného zboží. Tyto osobní údaje využijeme zejména při dalším kontaktu a případném zodpovězení dotazů subjektu údajů.

Účelem a právním základem zpracování osobních údajů je v souladu s článkem 6 odst. 1 písm. b) Nařízení jednání o Smlouvě.

(b)             Uzavření a plnění kupní smlouvy

Plnění závazků vyplývajících z kupní smlouvy uzavřené prostřednictvím objednávky v e-shopu o koupi námi nabízeného zboží předpokládá zpracování osobních údajů zákazníků prodejcem, a to za účelem uzavření kupní smlouvy, jejímu následnému plnění (zpracování objednávky, zajištění doručení zboží) a případnému řešení práv z vadného plnění (reklamací).

Osobní údaje identifikační, fakturační, kontaktní a osobní údaje získané z komunikace se subjekty údajů budeme využívat k uzavření a plnění kupní smlouvy uzavřené se subjekty údajů, a to zejména pro plnění našich povinností v rámci dodání zboží, vyřizování reklamací a komunikaci se subjekty údajů. Poskytnutí údajů je smluvním požadavkem, bez poskytnutí těchto údajů nedojde k uzavření smlouvy, případně nejsme schopni plnit řádně uzavřenou smlouvu. Účelem zpracování osobních údajů v tomto případě je tak v souladu s článkem 6 odst. 1 písm. b) Nařízení plnění Smlouvy, kdy na tomto právním základě dochází ke zpracování osobních údajů subjektů údajů.

(c)             Plnění zákonných povinností

Osobní údaje identifikační a fakturační zpracováváme i pro účely plnění zákonných povinností v oblasti účetnictví a daní nebo zákona č. 634/1992 Sb., o ochraně spotřebitele, ve znění pozdějších předpisů. Poskytnutí údajů je zákonným požadavkem, bez poskytnutí těchto údajů bychom nebyli schopni plnit řádně zákonné povinnosti a právní základ zpracování se tak řídí dle čl. 6 odst. 1 písm. c) Nařízení.

 

Dále podle zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů, musíme uchovávat daňové doklady od subjektů údajů po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se uskutečnilo plnění. Po uplynutí této doby jsme oprávněni zpracovávat osobní údaje jen pro slučitelné účely anebo pro zvláštní účely typu archivace či statistiky.

(d)             Archivace a zajištění komunikace

Dokumenty ohledně smluvní spolupráce a komunikace se subjekty údajů obsahující údaje z komunikace, budeme za účelem ochrany našich oprávněných zájmů, zejména pro prokázání našich nároků nebo vedení interních evidencí, uchovávat po dobu plnění smlouvy (dodání zboží a připsání platby na náš účet) a dále 5 let po okamžiku splnění smlouvy, pokud zákon nestanoví povinnost uchovávat tyto dokumenty po dobu delší. V rámci plnění zákonných povinností a ochrany našich oprávněných zájmů uchováváme tyto osobní údaje za účelem doložení minulé komunikace, smluvních závazků a záruk, a to na základě účelu, kterým je náš oprávněný zájem dle čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení, který tak tvoří právní základ zpracování osobních údajů.

(e)             Marketingové a komunikační aktivity

V rámci své činnosti zpracováváme také osobní údaje získané od subjektů údajů v rámci našich propagačních aktivit anebo s jejich souhlasem za marketingovým účelem, ať již z naší webové prezentace nebo v rámci zaslané objednávky a následného plnění smlouvy, a to buď na základě našeho oprávněného zájmu v rámci naší komunikace s Vámi anebo na základě Vašeho výslovného souhlasu, tam kde je takový souhlas právními předpisy vyžadován. Takové osobní údaje uchováváme nejdéle po dobu dvou let od jejich získání. Účelem takového zpracování je vytváření, a hlavně komunikace povědomí o naší značce a produktech a případně také nabízení služeb těm subjektům, které s takovým použitím osobních údajů vyjádřily svůj výslovný souhlas (například tím, že u obchodních sdělení jejich příjem na uvedený email potvrdili v rámci objednávky – tzv. opt in princip, při zachování možnosti odhlášení odběru v souladu s § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, ve znění pozdějších předpisů). Právním základem zpracování je v takovém případě dle čl. 6, odst. 1, písm. a) Nařízení udělení souhlasu se zpracováním ze strany subjektu údajů.

Jako záruku dodržování našich závazků jsme zároveň zabezpečili, že osobní údaje budou použity výhradně pro stanovený účel anebo pro zákonný a slučitelný účel, přičemž tato pravidla se aplikují na každý z uvedených účelů.

Zároveň zaručujeme, že v rámci našeho zpracování osobních údajů nedochází k jejich předání do třetích zemí, mimo území Evropské unie či do mezinárodních organizací.

Dále také prohlašujeme, že při zpracování osobních údajů neprovádíme automatizované individuální rozhodování ani profilování.

4.      Jaké údaje sdílíme

Osobní údaje subjektů údajů sdílíme vždy jen s důvěryhodnými partnery, způsobem, jakým nám to právní předpisy umožňují a na základě příslušných smluv zabezpečujících přiměřenou ochranu osobních údajů.

Osobní údaje sdílíme výlučně s těmito příjemci a v rozsahu, který nám umožňují právní předpisy:

a)            Orgány veřejné moci (např. soudy, správní orgány, finanční úřad)

b)            Poskytovatelé účetního, administrativního, právního a daňového poradenství

c)            Poskytovatelé údržby informačního systému

d)            Poskytovatelé platebních služeb a dopravy

e)            Další příjemci dle individuálních potřeb a pokynů zákazníků nebo oprávněného zájmu správce údajů

 

4.1   Námi pověření zpracovatelé

Spolupracujeme s partnery, kteří nám poskytují rozličné služby, například účetní a daňové služby, platební služby nebo služby dopravy zboží našim zákazníkům. Tito partneři v postavení zpracovatelů osobních údajů musí dodržovat povinnost přísné důvěrnosti v souladu s příslušnými právními předpisy a / nebo se smlouvami, které jsme s nimi uzavřeli. Jsou to zejména:

a)            Poskytovatel platebních služeb společnost ComGate Payments, a.s., IČO: 279 24 505, se sídlem: Gočárova třída 1754/48b, Pražské Předměstí, 500 02 Hradec Králové, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Hradci Králové, oddíl B, vložka 3755.

b)            Poskytovatel přepravních služeb společnost FROGMAN s.r.o. se sídlem Zlín - Malenovice, Komenského 25, PSČ 76302, IČ: 49434624, DIČ: CZ49434624, zapsanou v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně, oddíl C, vložka 11848 a jeho smluvní dopravci:

-       Česká pošta, s.p., IČO: 471 14 983, se sídlem: Praha 1, Politických vězňů 909/4, PSČ 22599, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl A, vložka 7565

-       PPL CZ s.r.o., IČO: 251 94 798, se sídlem: K Borovému 99, Jažlovice, 251 01 Říčany, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 105858

-       WE|DO CZ s.r.o., IČO: 083 13 628, se sídlem: Pražská 180, 250 66 Zdiby, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 316771

c)            Poskytovatel účetních a daňových služeb společnost EFDK s.r.o., IČO: 499 70 348, se sídlem: Praha 10 - Strašnice, V olšinách 1122/50, PSČ 10000, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Městského soudu v Praze, oddíl C, vložka 203324.

Našimi zpracovateli jsou však zejména další osoby a společnosti, které pro nás zabezpečují provozování bezpečnostních systémů, doručování produktů, servisní služby, právní služby, vymáhání pohledávek, poskytování technických a IT služeb a jiné poradenské a konzultační činnosti, kteří se mohou měnit, neboť se často jedná o jednorázové nebo drobné služby. Aktuální seznam příjemců včetně zpracovatelů je dostupný na vyžádání na emailové adrese eshop@vtools.cz.

4.2   Jiní příjemci

Osobní údaje sdílíme s právnickými a fyzickými osobami, státními orgány a veřejnými institucemi, pokud jsme v dobré víře přesvědčeni o tom, že přístup k takovým informacím, jejich použití, uchovávání a zpřístupnění je přiměřeně nezbytné pro:

(a)          dodržení příslušného právního předpisu anebo vykonatelné žádosti státní správy;

(b)          uplatnění příslušných smluvních podmínek včetně prošetření jejich možného porušení;

(c)          ochranu před poškozením práv, majetku anebo bezpečnosti naší společnosti, našich zákazníků anebo veřejnosti tak, jak to vyžadují anebo dovolují právní předpisy.

(d)          v rámci potřeb a pokynů našich zákazníků v rámci plnění smlouvy

Vždy dohlížíme na to, abychom neposkytli víc údajů, než je nezbytné pro dosažení daného účelu zpracování.

5.      Práva subjektů údajů

Subjekt údajů má ve stanoveném rozsahu právo rozhodovat o nakládání se svými osobními údaji. Každý subjekt údajů, jehož osobní údaje zpracováváme, může uplatnit níže uvedená práva (i) osobně na adrese našeho sídla, nebo (ii) elektronicky prostřednictvím e-mailu na adrese: eshop@vtools.cz. Budeme se snažit odpovědět co nejdříve, vždy však odpovíme nanejvýš do jednoho měsíce od obdržení žádosti konkrétního subjektu údajů. V případě pochybností o totožnosti subjektu údajů jej můžeme požádat o dodatečné ověření totožnosti.

Platné právní předpisy a Nařízení přiznávají subjektům údajů zejména:

(a)            Právo na přístup

Subjekt údajů má právo od nás požadovat potvrzení o tom, zda zpracováváme jeho osobní údaje, a je-li tomu tak, získat kopii těchto údajů a informace vyplývající z čl. 15 Nařízení. V případě že se to týká velkého množství údajů, můžeme požadovat, aby subjekt údajů specifikoval požadavek na konkrétní údaje, které o něm zpracováváme.

(b)           Právo na opravu

K tomu, abychom zpracovávali jen aktuální osobní údaje, potřebujeme, aby nám subjekty údajů co nejdříve oznámili jejich změnu. V případě, že zpracováváme nesprávné či neúplné údaje, má subjekt údajů právo požadovat jejich opravu či doplnění.

(c)            Právo na výmaz

Budou-li naplněny podmínky článku 17 Nařízení, může subjekt údajů požadovat výmaz jeho osobních údajů. O výmaz může požádat, například pokud odvolal svůj souhlas se zpracováním, úspěšně namítal neoprávněnost zpracování proti našemu oprávněnému zájmu a neexistuje jiný právní základ pro zpracování, anebo v případě, že jeho osobní údaje zpracováváme nezákonně nebo pominul účel, pro který jsme jeho osobní údaje zpracovávali a nezpracováváme je za jiným kompatibilním účelem. Osobní údaje však nevymažeme, jsou-li potřebné pro určení, výkon anebo obhajobu našich právních nároků či pro splnění naší právní povinnosti.

(d)           Právo na omezení zpracovávání

Budou-li naplněny podmínky čl. 18 Nařízení, může subjekt údajů požadovat, abychom omezili zpracování jeho osobních údajů. O omezení může požádat například v průběhu toho, kdy namítá správnost zpracovávaných údajů anebo v případě, že je zpracování nezákonné a subjekt údajů si nepřeje, abychom údaje vymazali, ale potřebuje, aby jejich zpracování bylo omezené po dobu, kdy uplatňuje svá práva. Osobní údaje nadále zpracováváme, existují-li důvody pro určení, výkon anebo obhajobu našich právních nároků.

(e)            Právo na přenositelnost

Je-li zpracování založené na souhlasu subjektu údajů anebo prováděné za účelem plnění smlouvy uzavřené se subjektem údajů a zároveň prováděné automatizovanými prostředky, má subjekt údajů právo obdržet od nás osobní údaje, které jsme od něj získali, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Bude-li mít zájem a bude-li to technicky možné, osobní údaje subjektu údajů předáme přímo jinému správci.

 

 

 

(f)             Právo vznést námitku proti zpracování

Zpracováváme-li osobní údaje subjektu údajů z důvodu splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu anebo při výkonu veřejné moci nám svěřené nebo provádíme-li zpracování na základě našich oprávněných zájmů či oprávněných zájmů třetí strany, má subjekt údajů právo vznést námitku proti tomuto zpracování. Na základě takové námitky zpracování osobních údajů omezíme, a dokud neprokážeme závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad zájmy, právy a svobodami nebo důvody pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků subjektu údajů, osobní údaje subjektu údajů nebudeme nadále zpracovávat a vymažeme je.

Subjekt údajů má právo kdykoliv vznést námitku proti zpracování jeho osobních údajů pro účely přímého marketingu. Po vznesení takové námitky osobní údaje pro tento účel zpracovávat nebudeme.

(g)           Právo podat stížnost

Domnívá-li se subjekt údajů, že zpracováváme jeho osobní údaje v rozporu s Nařízením, nebo jinými předpisy na ochranu osobních údajů, má právo podat stížnost na některý z příslušných dozorových úřadů, zejména v členském státě jeho trvalého pobytu, místa výkonu práce nebo místa údajného porušení. Pro území České republiky je dozorovým úřadem Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, Holešovice, 170 00 Praha 7, Česká republika, web www.uoou.cz, tel.: +420 234 665 111.

(h)           Právo odvolat souhlas

Je-li zpracování osobních údajů založeno na souhlasu subjektu údajů, má tento právo svůj souhlas kdykoliv odvolat. Odvolání souhlasu nemá vliv na již provedené zpracování.

6.      Odkud máme osobní údaje

Osobní údaje, které zpracováváme, získáváme přímo od subjektů údajů nebo z veřejných rejstříků.

Osobní údaje uchováváme výhradně na serverech společnosti či u našich důvěryhodných partnerů.

7.      Jak dlouho a kde údaje uchováváme

Osobní údaje uchováváme po různě dlouhou dobu v závislosti na důvodu jejich zpracování. Obecně platí, že osobní údaje využíváme a uchováváme po dobu:

(a)          trvání obchodního vztahu s obchodním partnerem;

(b)          pěti let od dodání zboží našim zákazníkům a obdržení příslušné platby (co nastane později);

(c)          dalších deseti let od skončení obchodního vztahu z důvodu našich oprávněných zájmů, zejména na uplatňování, prokazování a obhajování našich práv, zájmů, nároků, nejdéle však do namítnutí zpracování, při kterém práva a zájmy subjektů údajů převáží nad našimi oprávněnými zájmy;

(d)          daňové doklady od subjektů údajů po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se uskutečnilo plnění;

(e)          dvou let při jejich získání od návštěvníků našich stránek, pomocí webového formuláře nebo automatického sběru údajů prostřednictvím cookies;

(f)           dvou let v případě poptávky informací o e-shopu a nabízeném zboží při jejich získání prostřednictvím emailu nebo webového formuláře za předpokladu, že se subjektem údajů nebude následně uzavřena smlouva;

(g)          2 měsíce od jejich získání v případě údajů o návštěvnících našich prostor a provozoven.

Osobní údaje budou prodejcem uloženy minimálně po dobu nutnou ke splnění smlouvy (zpracování objednávky, vyskladnění a doručení zboží) a dále u zákazníka, který je spotřebitelem po dobu zákonné záruky (24 měsíců od převzetí zboží) či po dobu poskytnuté záruky smluvní. Osobní údaje nutné pro právní ochranu prodejce v souvislosti se smlouvou budou uloženy po nezbytnou dobu, po kterou může zákazník uplatnit jakákoli práva či povinnosti ze smlouvy, nejdéle však po dobu 10 let od převzetí zboží zákazníkem.

8.      Pověřenec pro ochranu osobních údajů

V naší společnosti nemáme jmenovaného pověřence pro ochranu osobních údajů. V případě potřeby je možné kontaktovat jednatele naší společnosti na adrese sídla uvedené v těchto zásadách ochrany osobních údajů nebo na tel.: +420 777 808 944.

9.      Změny těchto informací

Znění těchto informací jsme oprávněni měnit, zejména za účelem zapracování legislativních změn, či změn účelu a prostředku zpracovávání. Práva subjektů údajů vyplývající z těchto informací anebo příslušných právních předpisů však neomezíme. V případě, že dojde ke změnám pravidel způsobilým ovlivnit práva subjektů údajů, vhodným způsobem je na to s dostatečným předstihem upozorníme.

10.   Zabezpečení osobních údajů

Snažíme se používat taková bezpečností opatření, která Vaším osobním údajům poskytují dostatečné zabezpečení, a to vždy s ohledem na aktuální stav technologií. Stejně tak přistupujeme k zabezpečení našich datových úložišť. K Vašim osobním údajům mají přístup pouze jmenovitě pověřené osoby, jejichž přístup je řádně zabezpečen přihlašovacími údaji, které umožňují identifikovat jednotlivé osoby a dostatečně silným heslem dle současných doporučení. Přijatá bezpečností opatření pravidelně aktualizujeme.

Platné od 22. 2. 2022